Klasörler Arasında Kaybolmayın: İşyeri Hekimliğinde Dijital Arşiv Devrimi
İşyeri hekimleri ve OSGB'ler için en büyük operasyonel yüklerden biri, şüphesiz ki çalışan sağlık kayıtlarının yönetimi ve arşivlenmesidir. 6331 sayılı Kanun gereği bu kayıtların işten ayrılma tarihinden itibaren en az 15 yıl süreyle saklanması zorunluluğu, fiziksel arşivleri devasa, yönetilmesi güç ve maliyetli depolara dönüştürmektedir.
Yasal Zemin: Saklama Süreleri ve Gizlilik Yükümlülüğü
Sağlık kayıtları, KVKK kapsamında Özel Nitelikli Kişisel Veri statüsündedir. Bu da demek oluyor ki, bu verilerin işlenmesi ve saklanması çok daha sıkı güvenlik ve gizlilik tedbirleri gerektirir.
Fiziksel Arşiv mi, Dijital Arşiv mi?
Fiziksel Arşivin Dezavantajları:
- Yüksek Maliyet: Arşiv odaları, dolaplar, klasörler ve kira
- Güvenlik Riskleri: Yangın, su baskını, nem, hırsızlık
- Yavaş Erişim: Belirli bir kayda ulaşmak dakikalar alabilir
Dijital Arşivin Avantajları:
- Anında Erişim: Saniyeler içinde istediğiniz kayda ulaşın
- Otomatik Yedekleme: Veri kaybı riski minimize edilir
- KVKK Uyumu: Şifreleme, erişim logları, anonimleştirme
- Maliyet Tasarrufu: Fiziksel depolama ihtiyacı ortadan kalkar
Önemli: Dijital arşivlerde şifreleme (AES-256), erişim kontrolü ve düzenli yedekleme zorunludur.
Sonuç
Dijital arşiv, hem yasal uyum hem de operasyonel verimlilik için artık bir lüks değil zorunluluktur.
